La nueva aplicación automatiza el registro de jornada y su gestión por parte de producción. La presentación de easyTime ha tenido lugar en el Colegio de Graduados Sociales de Madrid, donde además se han analizado los cambios laborales que afectan al sector. Por Sara Rodríguez Martín
Silleras ha presentado este 24 de septiembre easyTime, una nueva aplicación de control horario desarrollada específicamente para el sector audiovisual. La herramienta nace después de varios años de trabajo y de las necesidades trasladadas por profesionales y empresas del sector, y busca simplificar el registro de jornada de trabajadores técnicos y artísticos, automatizar parte de la gestión para los equipos de producción y mantener la trazabilidad de las modificaciones.
La presentación corrió a cargo de Teresa Silleras, CEO de Silleras Asesores Financieros, y Carlos Esteban Esteban, Manager de easy4you. Teresa Silleras se encargó de abordar las novedades legislativas que afectan a las relaciones laborales en los rodajes. Entre las cuestiones analizadas estuvieron la contratación de menores, los desplazamientos, los periodos de prueba, la distribución salarial, la transparencia contractual y las nuevas obligaciones relacionadas con el registro horario.
Cambios laborales y mayor exigencia documental
La primera parte del encuentro estuvo centrada en el marco laboral que afecta actualmente al sector audiovisual. Teresa Silleras repasó diferentes modificaciones normativas y puso el foco en cómo estas afectan tanto a los proyectos como a los equipos estructurales de las empresas.
Uno de los cambios señalados fue la unificación de los criterios relativos al trabajo de menores en función de sus franjas de edad, con modificaciones sobre los tiempos de trabajo y las condiciones en las que pueden participar en rodajes. También destacó la obligación de que los menores estén acompañados por una persona que ejerza funciones de tutela, ya sea uno de sus progenitores, un tutor o una persona designada por estos.
La intervención también abordó el trabajo nocturno de los menores. Según explicó Silleras, el nuevo marco establece determinadas posibilidades para las distintas franjas de edad, con un límite de la una de la madrugada para los adolescentes de 16 y 17 años. La modificación afecta especialmente a los rodajes y también a perfiles jóvenes incorporados a equipos técnicos mediante formación o prácticas.
Otro de los asuntos centrales fue el tratamiento de los desplazamientos de los trabajadores. Silleras destacó que la nueva regulación contempla la obligación de mantener al trabajador de alta durante determinados desplazamientos, pero deja su compensación a los pactos entre las partes o a la negociación colectiva y, según explicó durante el encuentro, no establece que el tiempo de desplazamiento tenga que considerarse automáticamente tiempo de trabajo.
“En ningún caso se determina que el tiempo de desplazamiento ni los viajes sean considerados tiempo de trabajo”.
Teresa Silleras
La cuestión, explicó, adquiere especial importancia en una actividad en la que los equipos se desplazan habitualmente hasta localizaciones y puntos de encuentro. El criterio planteado durante la presentación parte de diferenciar la obligación de estar dado de alta de la consideración de ese periodo como tiempo efectivo de trabajo.
La necesidad de un marco regulatorio más específico
Esta situación, según Silleras, refuerza la necesidad de que las condiciones queden recogidas de forma expresa en los contratos y en la documentación de producción. En este sentido, apuntó que los contratos laborales han ganado complejidad en los últimos años debido a la aplicación conjunta de las diferentes normas que afectan al sector.
“Tenemos que sentarnos a analizar el proyecto concreto y redactar el contrato ad hoc para ese proyecto”.
Teresa Silleras
Entre los elementos que deben quedar reflejados se encuentran la distribución salarial, los desplazamientos, la jornada, los turnos y la nocturnidad, además de las condiciones relativas al periodo de prueba.
Silleras puso como ejemplo la necesidad de definir la unidad utilizada para calcular un salario. También se refirió a los trabajadores con salarios variables vinculados a objetivos, para los que, según expuso, ya no sería suficiente con establecer genéricamente un porcentaje. Los objetivos y el sistema utilizado para determinar la cuantía variable deberían quedar documentados.
El periodo de prueba y la transparencia contractual
Otro de los puntos abordados fue el periodo de prueba. La intervención recordó los plazos previstos para los contratos en función de su duración y señaló las diferencias que deben tenerse en cuenta entre los trabajadores del equipo artístico y los del equipo técnico.
A esta cuestión se suma, según explicó Silleras, la nueva exigencia de justificar los motivos por los que un trabajador no supera el periodo de prueba. La empresa debe contar con una redacción contractual que permita concretar las circunstancias que pueden llevar a esa decisión.
La CEO de Silleras Asesores Financieros insistió así en el peso creciente que adquiere la documentación previa al inicio de cada proyecto.
“Los contratos empiezan a cobrar todavía más y más valor y, por tanto, tenemos que darle especial cariño”.
Teresa Silleras
La entrada en vigor de las nuevas obligaciones también tendrá efectos sobre determinados contratos ya existentes. Según se explicó durante la presentación, los contratos preexistentes deberán adaptarse a la nueva normativa una vez transcurrido el plazo establecido desde su entrada en vigor, una cuestión que adquiere especial relevancia para los trabajadores de estructura frente a proyectos con una duración ya definida.
Silleras señaló además que la inspección de trabajo prestará especial atención a elementos como la distribución salarial, las condiciones contractuales y los sistemas utilizados para acreditar determinadas variables.
easyTime: control horario pensado para rodajes
Tras el repaso de las novedades laborales, la presentación se centró en easyTime, una aplicación desarrollada por Silleras como evolución de las herramientas de gestión laboral de la compañía.
Carlos Esteban Esteban, Manager de easy4you, explicó que el proyecto responde a una petición recurrente de los usuarios desde las primeras aplicaciones desarrolladas por la empresa.
“Creo que easyTime es la conclusión de más de cinco años de trabajo”.
Carlos Esteban Esteban
La compañía comenzó a trabajar específicamente en la herramienta hace aproximadamente dos años, después de diferentes fases de desarrollo. El objetivo, según explicó Esteban, era trasladar a una aplicación manejable una lista de necesidades muy amplia planteada por profesionales del audiovisual.
El resultado se plantea sobre tres principios: simplicidad para el empleador, automatización para el coordinador y configuración adaptada a las necesidades de cada producción.
La herramienta se integra con el sistema de contratación de easy4you. De esta manera, cuando un trabajador es dado de alta en una empresa o proyecto, se inicia automáticamente el proceso relacionado con el control horario y se envían los avisos correspondientes. Cuando se produce la baja, el sistema también desactiva el acceso.
La identificación se realiza mediante un enlace asociado al trabajador y una verificación inicial mediante DNI y código enviado por correo electrónico. El objetivo es que, una vez completado ese primer acceso, el trabajador pueda entrar posteriormente sin necesidad de realizar un nuevo registro.
Fichajes, secuencias y automatización
La pantalla de fichaje permite identificar el proyecto, la empresa, la jornada programada y el día correspondiente, además de registrar el inicio y final de la jornada. También contempla la posibilidad de corregir fichajes anteriores y consultar el estado semanal de las horas registradas.
Para los equipos de producción, uno de los elementos centrales es el sistema de secuencias. La aplicación permite establecer configuraciones horarias según categorías profesionales —como técnicos, especialistas, actores o figuración— y utilizarlas como punto de partida para automatizar los cálculos.
Estas secuencias pueden modificarse posteriormente en función de las necesidades concretas del rodaje, tanto individualmente como de forma colectiva. Así, una producción puede establecer una configuración base para un determinado grupo y modificarla posteriormente para una semana de rodaje nocturno o para una determinada fase del proyecto.
“No os preocupéis, que no vais a meter cada día el orden de rodaje. Pero si quisierais, podréis hacerlo”.
Carlos Esteban Esteban
El sistema también permite incorporar datos de producción asociados al trabajador y a cada jornada. Entre ellos pueden figurar información sobre localizaciones, comidas u otros elementos que posteriormente puedan resultar relevantes para la gestión laboral o la elaboración de la nómina.
Esta trazabilidad se presentó como uno de los elementos importantes de la herramienta ante el escenario normativo que se está configurando alrededor del registro horario. El sistema registra las modificaciones realizadas y mantiene el acceso del trabajador a sus propios fichajes.
Una aplicación preparada para cambios normativos
Durante la presentación también se explicó que easyTime se ha desarrollado teniendo en cuenta la posibilidad de que aumenten las exigencias sobre los sistemas de registro horario.
Entre las funcionalidades previstas se encuentran la identificación individual del trabajador, el registro de modificaciones, la conservación de los datos durante cuatro años y la posibilidad de incorporar el fichaje de pausas si finalmente la normativa exige registrar esos periodos de manera específica.
La herramienta permite actualmente configurar pausas que se descuenten automáticamente del tiempo registrado. Si la regulación cambia y exige que el trabajador fiche el inicio y final de cada pausa, el sistema podrá adaptarse a esa configuración.
La compañía también señaló que la aplicación está diseñada para poder evolucionar conforme cambien las necesidades del sector y la regulación laboral.
Del registro horario a la gestión de producción
Una de las cuestiones planteadas durante la presentación fue la relación entre el control horario y los procesos de aprobación de las horas trabajadas.
Esteban explicó que easyTime dispone actualmente de mecanismos de bloqueo y de accesos diferenciados por departamentos, de modo que responsables de áreas concretas puedan consultar los registros de sus equipos. Sin embargo, el sistema de aprobación definitiva de horas se plantea como una funcionalidad posterior, separada del núcleo de control horario.
La compañía explicó que esta división responde también a la intención de mantener diferenciados el registro que debe cumplir las exigencias legales y las herramientas de gestión y aprobación propias de producción.
Los asistentes, además, plantearon situaciones habituales en los rodajes, como cambios de horario de última hora, jornadas nocturnas, desplazamientos, pausas, compensaciones de horas o diferencias entre las horas efectivamente registradas y las que finalmente se incorporan a la nómina.
También se preguntó por la posibilidad de configurar horarios diferentes para grupos de trabajadores. La aplicación permite realizar estas modificaciones por departamentos o grupos y aplicarlas de forma masiva, además de establecer configuraciones específicas para determinados puestos.
Próximas funcionalidades y conexión con nóminas
La presentación dejó también abiertas varias líneas de desarrollo. Entre ellas figura la posibilidad de incorporar un sistema de aprobación de horas y avanzar en la conexión entre los datos registrados en easyTime y la gestión de nóminas.
Esteban explicó que el objetivo a futuro es que, una vez recopiladas las horas, determinados conceptos registrados durante la producción puedan incorporarse a un informe final para nóminas, incluyendo sus correspondientes cálculos.
“Primero necesitamos tener el dato de horas y, una vez que lo tengamos, lo que tenemos que hacer es un reporte final de nóminas que tenga ya el cálculo predefinido”.
Carlos Esteban Esteban
La herramienta estará disponible desde su lanzamiento y, según explicó la compañía, puede activarse también en proyectos que ya estén en fase de preparación. El proceso inicial de configuración se plantea mediante un onboarding de aproximadamente 15 minutos, durante el que se establecen las secuencias y parámetros correspondientes a cada producción.
El precio anunciado durante el encuentro es de 1,50 euros por trabajador al mes, independientemente del número de veces que ese trabajador sea dado de alta como refuerzo dentro del mismo periodo.
La presentación terminó con una ronda de preguntas centradas en las situaciones específicas que los equipos de producción encuentran durante un rodaje. La propuesta de Silleras pasa así por integrar el control horario dentro de las herramientas de gestión laboral que ya utiliza el sector y mantener el sistema abierto a nuevas modificaciones conforme evolucionen tanto las necesidades de las producciones como el marco normativo.
